A conciliação de pagamentos é um processo fundamental para garantir a precisão dos registros financeiros e a integridade de todas as transações realizadas por uma empresa. Hoje, vamos trazer um pouco sobre o que é esse processamento, os percalços encontrados quando ele é realizado manualmente e as alternativas seguras que vêm com os softwares de automatização deste processo.
Confira!

O que é a conciliação de pagamentos?

Conciliação de pagamentos é o processo de comparação de informações financeiras de uma empresa versus as informações de valores recebidos dos seus clientes e/ou fornecedores. Esse procedimento vem para trazer a garantia de que todas as transações tenham sido documentadas de forma correta e em conformidade com as legislações. Além disso, a conciliação é uma prática essencial que assegura a integridade dos registros e visa minimizar quaisquer erros que possam prejudicar o financeiro da empresa.

Durante o fechamento de caixa de qualquer companhia — seja ela uma enterprise ou os seus clientes de varejo — é de suma importância que o fluxo de transações esteja de acordo com os registros. Identificar quaisquer discrepâncias no momento da análise é crucial para entender e minimizar a falta de recursos, sua alocação incorreta ou registro feito de forma indevida.

Conciliação manual: um problema?

Nos encontramos em um cenário que permite diversas opções de transações: desde o PIX, que chegou como uma alternativa mais viável para fechamento de negócios, até as diversas operadoras de cartão, que oferecem ao empresário taxas e condições diferenciadas para as suas compras e vendas. Mas com essa diversificação do mercado, nos deparamos com alguns problemas recorrentes. Podemos citar, como exemplo:

• A falta de padronização do registro das movimentações financeiras, afinal, cada adquirente e banco apresentam seus recebíveis em formatos particulares;
• Erros de processo advindos de falhas internas, como a aplicação de taxas com valores diferentes daqueles que foram negociados com o cliente previamente.

A conciliação de pagamentos manual vem, nesta hora, mais como um percalço do que uma solução: estamos tratando de um processo complexo. A comparação de grandes volumes de informações financeiras em padrões e formatos diversos torna o trabalho suscetível a erros, uma vez que cabe ao profissional centralizar organicamente todos os registros e transformá-los em um documento único de fechamento.

Outro fator de atenção que deve ser levado em consideração na conciliação manual é o tempo. Grandes volumes de transação demandam grande quantidade de horas trabalhadas, mais recurso humano e, por consequência, um congelamento de funções que poderiam estar melhor direcionadas para o planejamento e desenvolvimento da corporação.

Como trazer a automatização do processo para a prática

Em meio a diversos cenários negativos da conciliação de pagamentos manual, fica a questão: como automatizar este processo e levá-lo para a prática da empresa?

A resposta, entretanto, pode parecer um pouco simples: opte por um sistema de registro que padronize e centralize as suas transações, trazendo uma visão macro integrada com todos os meios de pagamento utilizados, além de oferecer análises micro para tomada de decisões — como realocação de recursos, escolha de fornecedores e operadoras.

Listamos abaixo alguns benefícios práticos para que você confira como essa automatização pode otimizar o tempo da sua equipe e promover uma maior fidedignidade nos dados processados:

• Redução de erros: o uso de um sistema automatizado possibilita a redução de erros humanos, garante a integridade dos registros e assegura a auditabilidade das informações fornecidas;
• Otimização de tempo: como uma consequência da redução de erros, o tempo gasto na correção de erros e impressões de registros é reduzido consideravelmente, permitindo o direcionamento da equipe para a execução de metas.
• Precisão, visibilidade e controle: o sistema integrado oferece uma visualização por completo do balanço financeiro da empresa, garante a precisão das informações e minimiza a possibilidade de penalidades por inconformidades evitáveis.*

A solução a alguns cliques de distância

Reforçando o compromisso da Liber de atuar como a one-stop-shop parceira da sua gestão, nós oferecemos não somente uma forma de manter o capital em giro e fornecer condições personalizadas para a fidelização dos seus clientes: a nossa plataforma conta com a integração dos seus meios de pagamento e recebimento, acesso os seus registros de forma centralizada e total auditabilidade dos dados.

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